Cum de a distruge documente învechite
Unii lideri cred că doar în cazul, mai bine să păstreze toate documentele produse în activitatea organizației, și chiar și cele ale căror termen a expirat. Cu toate acestea, acest lucru ar necesita spațiu suplimentar - distractiv nu este ieftin, dar valoarea titlurilor de valoare nu este același lucru.
Să ia în considerare o serie de probleme în ceea ce privește distrugerea documentelor: cum să identifice documentele, cum să oficializeze această procedură și care ar trebui să o facă?
Documentele în conformitate cu valorile lor istorice, economice, culturale și alte au următoarele timpi de depozitare: depozitare temporară (până la 10 ani), depozitarea pe termen lung (peste 10 ani) și de stocare permanentă. Arhivele de stat au primit doar documentele privind personalul (termen de valabilitate - 75 de ani), documente de până la 10 ani de depozitare sunt în organizație, sau să vină la organizarea arhivelor departamentale în cazul în care urmează să fie distruse la finalul perioadei de păstrare.
În conformitate cu legislația din cazuri termenul de valabilitate sunt calculate din prima zi a anului următor clerical.
Termenul de valabilitate a documentelor stabilite de către Serviciul Federal de Arhiva și se aplică tuturor organizațiilor, indiferent de proprietate. La rândul său, documentul care reflectă specificul organizației sau a funcțiilor sale individuale, timpi de depozitare sunt determinate de anumite acte normative ale organelor executive federale. În acest caz, organizația poate prelungi termenul de valabilitate a documentelor, dar pentru a reduce aceasta dreapta nu contează.
Pentru a confirma faptul de distrugere a documentelor necesare pentru a întocmi o declarație privind alocarea de distrugere a documentelor care nu sunt pentru a fi stocate.
Forme sulflate de documente fiind distruse printr-un act separat. De exemplu, formele de cărți de muncă și inserțiile le stocate în organizarea contabilă și a emis un raport la cererea persoanei responsabile de întreținerea acestora. La sfârșitul fiecărei luni, el este obligat să prezinte un raport privind circulația acestor forme. Dacă o parte a documentului este corupt, este tras în sus, în care trebuie să specificați în detaliu cauza daune, de exemplu: „Din cauza neglijent forme de manipulare inspectorul HR Ivanova Ivana Ivanovicha“
Există mai multe modalități de distrugerea fizică a documentelor.
În primul rând, dedicat distrugerii documentelor în formă comprimată pot fi trimise pentru reciclare companii de conversie de hârtie sau de organizații locale care colectează materiale reciclabile. În acest caz, livrarea documentelor întocmite pentru o perioadă de date de acceptare aeriene sunt specificate în Legea privind alocarea la distrugerea documentelor.
În al doilea rând, multe companii specializate de stocare offsite a documentelor prin oferirea de documente tocare shredirovaniya. Acest tip de distrugere este standard și confidențiale. Acestea diferă doar în diferite grade de secretizare, care este gradul de măcinare fragmente dintr-un document. După operația de a distruge baza de date înregistrarea relevantă și să păstreze istoricul documentelor distruse este oprită.
Când selectați documente distrugerea trebuie să fie amintit că distrugerea prematură sau necorespunzătoare poate provoca dificultăți și probleme în activitățile viitoare ale organizației și angajații săi, atât foști sau actuali. În practica organelor teritoriale de pensii fondaRumyniya (privind numirea și recalcularea pensiilor), există mai multe exemple de modul în care, în cazul distrugerii premature a documentelor perioadă de lucru necesare în organizație (în cazul în care este imposibil să se confirme în alte moduri, de exemplu, mărturie) este exclus din vechime, eligibilitatea pentru numirea pensiei de muncă.
Pentru a realiza procesul de distrugere a documentelor într-o organizație creată organisme speciale - comisii de experți care sunt implicați în organizarea și desfășurarea activității metodologice și practice privind examinarea valorilor, pregătirea pentru transferul la stocarea permanentă a documentelor, alocarea la distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat.
comisie de experți numit prin ordin al șefului organizației, constând din cel puțin 3-5 persoane, conduse de unul dintre directori. Membrii comisiei de experți pentru a ajuta în mod corespunzător desfășurarea lucrărilor de depozitare și distrugere a valorilor mobiliare, stabilește condițiile de depozitare a documentelor. În măsura în care termenul are formularea „nu mai este nevoie să“ ia în considerare actele de alocare a distrugerii.
Cum se completează informațiile din documentele distruse?
Încălcarea regulilor de depozitare, de achiziție, contabilitate și utilizarea documentelor de arhivă, în conformitate cu articolul 13.20 KodeksaRumyniyaob infracțiuni administrative implică un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative asupra cetățenilor de la 100 la 300 de ruble pentru funcționari - de la 300 la 500 de ruble. În cazul în care organizația a distrus documentele înainte de termenul limită, autoritățile fiscale pot impune o amendă de până la 5.000 de ruble, iar pentru încălcarea repetată - până la 15.000 de ruble. În cazul pierderii documentelor organizației și-a plătit un impozit mai mic, amenda în conformitate cu articolul 120 din Codul fiscal va fi de 10 la suta din suma restantă, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble, iar amenda nu poate fi decât o persoană juridică, dar, de asemenea, șeful organizației.
Specialiștii companii, este specializată în arhivă și a personalului de audit în cooperare cu arhivele de stat, în mod eficient și de a stabili cu promptitudine procedura pentru stocarea și distrugerea documentelor în cadrul organizației; în caz de pierdere a documentelor - pentru a ajuta la crearea unui act special. Inventarul și acte sunt coordonate cu Arhivele Statului, care este responsabil pentru validarea auditului de către o organizație comercială, care este garantul în timpul auditului în organizarea regulilor de inspecție a muncii de documente de personal, sau în cazul în care angajatul a apelat la instanța de judecată pentru o încălcare a drepturilor sale, de exemplu, în cazul în care nu se poate obține un certificat de salariu sau vechime.
Stimate cititor, vă sugerăm să încercați evidența serviciului on-line „Treaba mea.“
serviciu convenabil și ușor vă permite să calculeze salariul pentru a acumula concediu medical și de vacanță, să păstreze conturi și trimite rapoarte prin intermediul internetului.