Serviciul de gestionare a înregistrărilor

Secțiunea 4. Gestiunea înregistrărilor de servicii

Shot prin procesul de gestionare a informațiilor, care reprezintă baza pentru luarea deciziilor, și se bazează pe lucrul cu documente în care este fixat. Prin urmare, software-ul de management al documentelor (documente) orice organizație, instituție sau întreprindere este considerată în prezent ca fiind cea mai importantă funcție a managementului de servire, care are propria sarcină specifică și ar trebui să fie efectuate, instituțional unitate structurală separată independentă - managementul înregistrărilor de serviciu (serviciu DOW).

Vorbind despre numirea de management al documentelor de serviciu, trebuie remarcat faptul că astăzi serviciul DOW pot avea diferite denumiri, cum ar fi managementul de caz. departament de birou. Departamentul de management al documentelor. Direcția generală. Birou. Secretariat, etc. În acest caz, putem spune că un anumit nume de serviciu DOW nu contează, dar atunci când este selectat, este de dorit să se ia în considerare următorii factori:

• Structura unităților (care are sau nu are o structură internă, în acest caz, este dificil sau nu);
• cerințele pentru titlu (este de dorit ca numele a fost simplu, ușor de reținut și pronunță);
• tradiție materială existentă. 1

• ministere și departamente - biroul administrativ. compusă, de regulă, includ:
  • Secretariatul (recepție, secretar al ministrului, secretar adjunct al ministrului, secretariatul de bord, birouri de protocol);
  • Inspecția ministrului (Head Office);
  • (Contabilitate guvern corespondență de birou și un birou de înregistrare, expediere, Biroul de copiere multiplă și colab.) Oficiul;
  • scrisori separate (reclamații);
  • departament pentru a îmbunătăți lucrul cu documente și introducerea unor mijloace tehnice;
  • depozit central;

întreprinderilor de stat (asociații), cercetare științifică, proiectare, organizații de inginerie și centre de date, instituțiile de învățământ superior și alte organizații - Departamentul de întreținere documentare de gestionare sau de la birou. compusă, de regulă, includ:

• unitate de contabilitate și de înregistrare, de control, îmbunătățirea lucrului cu documente și introducerea mijloacelor tehnice, scrisori de revizuire (reclamații);
• secretariat;
• expediție;
• Biroul de copiere multiplă;
• arhiva. 2

În organizațiile mai mici, de gestionare a înregistrărilor de serviciu ca o unitate structurală independentă, nu poate exista. În acest caz, documente efectuează manager de secretar (inspector) sau o altă persoană special desemnată.

Vorbind despre serviciul de management al documentelor, este necesar să se aloce sarcinile sale de bază și funcții.

Pentru a include sarcinile de bază ale serviciilor preșcolare următoare, și anume:

• îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente;
• oferind o documentație comandă unică, organizarea muncii cu documente; construcția de sisteme de recuperare a informației, monitorizarea performanței și pregătirea documentelor pentru transferul arhivei, în conformitate cu reglementările în vigoare;
• Reducerea Paperwork;
• unificarea formelor de documente;
• dezvoltarea și punerea în aplicare a regulamentelor și a documentelor de orientare privind îmbunătățirea managementului înregistrărilor în organizație, diviziile sale structurale;
• introducerea noilor tehnologii informaționale în lucrul cu documente. 5

Compoziția funcțiilor tipice ale serviciilor preșcolare includ diferite tipuri de muncă, care pot fi divizate în tehnologice de organizare metodologică, de control,,. 6

Pentru funcțiile tehnologice includ:

Printre funcțiile instituționale ale serviciului DOW iese în evidență:

• pregătirea raportului de gestionare a documentelor de intrare;
• organizarea de examinare în timp util a documentelor de orientare ale organizației;
• Desigur, reglementarea de executare a documentelor, transmiterea și executarea documentelor până la data scadenței;
• Stocarea documentelor în unitățile structurale;
• organizarea muncii a arhivei, în conformitate cu normele, reglementările și liniile directoare ale Arhivistic;
• dezvoltarea abilităților de servicii de contabilitate și de arhive;
• organizarea de lucru angajaților stațiilor de serviciu de evidență a datelor, inclusiv locurile de muncă automatizate (PLA), condițiile de lucru ale serviciilor de evidență;
• organizarea de documente privind apelurile cetățenilor;
• dezvoltare (în colaborare cu unitățile structurale relevante ale organizației) măsuri de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente. 8

Pentru a controla funcții includ:

• controlul asupra valabilității documentelor depuse spre semnare conducerii (adică, care își încetează activitatea și documentele interne);
• controlul documentelor termene;
• exercită controlul asupra corectitudinii înregistrării și formarea de unități structurale ale organizării cazurilor care așteaptă livrarea la arhiva;
• organizarea controlului asupra activității cu documente în unitățile structurale;
• compilarea de informații cu privire la progresul și rezultatele executării documentelor, să informeze sistematic conducerea cu privire la aceste aspecte;
• furnizarea de depozitare și cazuri de utilizare operaționale informațiile despre document. 9

funcții metodice efectuate de serviciul POC includ:

• dezvoltarea nomenclaturii afacerilor organizației, înregistrează instrucțiuni de administrare, fișe de raportare și alte forme de documentare a reglementărilor locale, stabilind organizarea sistemului de evidență;
• examinarea valorii științifice și practice a documentelor;
• întâlniri și consultări cu privire la aspectele care țin de competența evidenței serviciului. 10