Distrugerea documentelor, documente

În prezent, în procesul de organizare este format dintr-o cantitate mare de documente. Prin urmare, distrugerea corectă și la timp a documentelor este un subiect fierbinte în munca de birou al fiecărei organizații.

După ce am citit acest articol, veți ști exact ce ordona distrugerea documentelor. Veți fi în măsură să elaboreze o declarație privind distrugerea documentelor propriu-zise. Întrebarea este dacă va fi capabil să găsească timp pentru a efectua această activitate.

Mulți preferă să-și petreacă distrugerea documentelor cu ajutorul unor experți din exterior și petrece în aceste scopuri în mod nejustificat fonduri mari.

Astfel, organizațiile intermediare va pentru alocarea la distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat de 45 de ruble. pentru cauza (acesta este un preț tipic al acestui tip de munca la pagina principală a Moscovei). De exemplu, peste 500 de cazuri, veți plăti 22500. Frecați. și în plus, veți fi taxat pentru prepararea unui act în distrugerea a mai mult de 2 mii. freca. sau 40 de ruble. pentru fiecare poziție în actul. Suma monstruoase. Mai bine să-și petreacă banii organizației ca fiind ceva mai productiv.

Procedura de distrugere a documentelor

Deci, există o procedură unică pentru distrugerea tuturor documentelor pe suport de hârtie și în format electronic, inclusiv de contabilitate și resurse umane.

Distrugerea documentelor care fac obiectul cu termen de valabilitate expirat și au pierdut valoarea lor practică. Pentru aceasta este o formă de act prescris privind distrugerea documentelor, ca urmare a examinării valorii documentelor. Titlul său exact - acționează asupra alocării pentru distrugerea documentelor care nu trebuie să fie depozitate.

Pentru a determina perioada de valabilitate a documentelor și, în consecință, dacă a expirat să știe, este necesar să se utilizeze nomenclatura afacerilor organizației. Dacă este necesar, puteți specifica datele de pe listele standard și documentele departamentale. în același timp, vă sunt eligibile pentru motive practice, pentru a crește durata de depozitare și nu - pentru a le reduce.

Pentru a determina perioada de păstrare pe care, de asemenea, ghidat de alte reglementări relevante din industrie, de exemplu, în codul fiscal, legea federală, decretul, etc. pravitelstvaRumyniyai Cu toate acestea, numărul mare de documente are o perioadă de păstrare de cinci ani stabilit la lista standard.

Procedura de preparare a raportului

În actul de anihilare în antetul grupului de fiecare unitate de afaceri pentru a scrie numele acestei unități. Este necesar să se facă titlurile de cazuri similare, sub titlul general care indică numărul total de cazuri. Nu subestima și nu supraestimeze numărul de posturi în actul de anihilare, precum și numărul de cazuri într-o poziție pentru a evita posibile neînțelegeri în viitor, din cauza neconcordanței (distrugerea ilegală sau invers în mod oficial înscriși în afaceri continuă disponibilitate).

Principala lucrare cu privire la pregătirea raportului este în transferul de informații de la opere de artă selectate la distrugerea afacerilor sub forma actului. În cazul în care capacul nu este complet încadrată, apoi specificați informațiile lipsă cu privire la nomenclatura organizației afacerilor - titluri de proprietate, data de încheiere (cea mai veche și mai târziu data), indicele de afaceri.

Cea mai mare provocare pentru persoana nepregătit în domeniul arhivelor este o selecție de articole cu un termen de valabilitate a listei de documente. Dar vă asigur, trebuie doar să plonja în locuri de muncă și acest lucru este, de asemenea, nu este greu de înțeles. Luați în considerare numai că cazul real titlu nu este întotdeauna se potrivește exact cu numele unui articol în lista de documente din cauza incapacității de a acoperi întreaga esență a diversității lor. Lista documentelor este un nume generic pentru fiecare tip de document. Deci, expert constituie un act de anihilare, poate fi destul de creativ pentru a lua o decizie de a include un articol specific fiecărui caz.

Actul este semnat de către agentul care a efectuat examinarea valorii documentelor. Apoi, într-un act de distrugere într-o notă privind armonizarea comisiei de experți a organizației. pentru acest lucru este necesar să fie luate în considerare în cadrul reuniunii și întocmește un raport al reuniunii comisiei de experți.

Observați ordinea actului de aprobare, pentru a evita o greșeală destul de comună. Act privind distrugerea documentelor aprobate de către șeful organizației:

• pentru organizațiile care transmit documente către custodia statului (surse de arhive de stat de stocare), numai după aprobarea Comisiei de experți și de inspecție a instituțiilor de arhivă inventare cazurile corespunzătoare de depozitare permanente pentru aceeași perioadă. Această cerință există, deoarece Arhivele Statului poate solicita ca unele dintre documentele luate în distrugerea, pentru a include în inventarul de cazuri de stocare permanentă.

• pentru organizațiile care nu transmit documentele în custodia statului (în fapt, marea majoritate a astfel), după ce a comanda documente privind personalul (de exemplu, în conformitate cu cerințele de reglementare ale cauzei depuse în copertă tare, a întocmit inventarul) pentru perioada corespunzătoare fără acordul organelor de arhivă .

Apoi, organizația poate distruge lucrurile care sunt incluse în actul. Utilizați aceste documente pentru uz casnic nu este permisă. Deci, aveți două domenii de acțiune în continuare.

Cum de a distruge

Destroy documente pot fi auto - arde (plină de probleme cu serviciul de pompieri), folosind tocător (lung și este potrivit doar pentru volume mici). În acest caz, va trebui să scrie un document sub orice formă, pentru a repara distrugerea.

De obicei, concepute pentru a distruge cazul este transferat la prelucrare (reciclare) la organizarea de specialitate. În acest caz, transferul documentelor întocmite raport de acceptare sau de factură, care trebuie să indice data, numărul de cazuri și greutatea lor. Pentru a asigura confidențialitatea transferului cazurilor de prelucrare și distrugere a documentelor ar trebui să fie efectuate sub supravegherea unei organizații angajat.

Tot astfel cum este prevăzut în acest articol despre ordinea de distrugere document a reprezentat în eșantion actul privind alocarea la distrugerea documentelor care nu trebuie să fie depozitate. Sper că, prin utilizarea informațiilor de mai sus, va fi capabil să elaboreze o declarație privind distrugerea documentelor în mod corect și de a face fără ajutorul intermediarilor care nu sunt necesare.

Vă mulțumim pentru adăugarea acestui articol:

Un alt interesant pe această temă: