Distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat (act)

documente: Acumulate de a face cu ei, astfel încât să nu încalce legea

Viața noastră este strâns legată cu o cantitate foarte mare de lucrări. Chiar și într-un apartament pot fi găsite depozite de diferite tipuri de deșeuri de hârtie (de exemplu, factura sau copii ale documentelor cu caracter personal). Companiile și instituțiile grămezile de hârtie sunt formate într-o scară mult mai mare (de reglementare, administrative, economice, de contabilitate, de personal și alte documente).

cetățean obișnuit pentru a scăpa de hârtii inutile, puteți fără probleme - să efectueze curățenie generală și aruncați gunoiul inutile de hârtie. Nu există proceduri speciale pentru a se conforma cu acest lucru nu va fi necesar - chiar dacă este distrus în mod accidental ceva de valoare, pedeapsa va urma. Cu toate acestea, într-o astfel de situație ar trebui să-și petreacă timp și bani pentru a restabili documentul pierdut.

Destul de diferite sunt cerințele pentru distrugerea documentelor generate în cursul activităților diferitelor companii. Scapă de comenzi, de personal și a documentelor contabile primare, precum și dintr-o varietate de alte documente nu vor funcționa fără a respecta procedurile speciale. În plus, documentele pot fi distruse numai după expirarea termenelor legale de depozitare.

În cazul nerespectării acestei legi, există diferite tipuri de responsabilitate (Art. 27 din Legea № 125-FZ).

Descrierea procedurilor de distrugere - dacă este posibil de a face un act

Care este procedura de distrugere a documentelor cu termenul de valabilitate expirat?

Pentru orice document (fie administrativ, contabilitate sau resurse umane), există o procedură unică pentru distrugerea lor. El este după cum urmează:

• Este necesar să se verifice dacă documentul a expirat termenul de valabilitate, precum și disponibilitatea documentelor au pierdut valoarea lor practică.
• Comisia de experți (CE), a cărui compoziție este aprobată de șeful societății trebuie să dețină valori de examinare documente (înregistrate în procesul-verbal al reuniunii din CE).
• Este atras de distrugerea documentelor, aprobate de șeful întreprinderii.
• Cazurile înregistrate în actul de a fi distruse, care este emisă ca un document separat.

Un act nu poate face, și numai acesta nu va scăpa de documente. Nu ar trebui să fie subestimat în acest caz, rolul comitetului de experți. De exemplu, în cazul în care examinarea arată că într-un singur caz a depus documente cu termen de valabilitate expirat, împreună cu documentele care au capacitatea de stocare permanentă sau pe termen lung, va trebui să brodeze și să desființeze acest set de documente. Documentele să nu fie distrus de o anumită dată, emisă în cadrul unei proceduri separate.

Sau un alt exemplu: în cazul în care expertiza stocarea permanentă a documentelor a relevat prezența atât originalele, copiile sau duplicatele (informații de exemplu, repetată), apoi sub rezerva depozitare ulterioară a originalelor și alte documente sunt distruse. Toate acestea rezolvă comisia de experți.

Responsabilitățile sale includ, de asemenea, stabilirea posibilității de restabilire a documentelor de text deteriorate. Prin distrugerea documentelor pot fi selectate, cea mai mare parte a textului, care nu este disponibil pentru a citi și nu pot fi restaurate. Dacă este posibil, restabilirea textului, documentul deteriorat nu este distrus, și ulterior restaurat sau fotocopiator.

Cum să elaboreze o declarație cu privire la distrugerea documentelor

Până în momentul în care se va distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat, responsabil pentru lichidarea partidelor lor vor trebui să muncească din greu. În primul rând, documentele selectate sunt obligate să organizeze și să descrie - „Alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt stocate pentru a fi“ este un act de

Actul nu este necesară pentru a descrie fiecare caz - este suficient pentru a indica numărul total și completați termenele documente. De exemplu, într-un act împotriva ordinelor de activitate administrativă suficientă pentru a aduce următoarele informații:

Pe lângă completarea tabelelor acestui act, este necesar să se precizeze și alte informații importante: articolele totaluri care urmează să fie distruse, cu indicarea perioadei de timp pentru afaceri; un semn privind armonizarea informațiilor conținute în actul unei comisii de experți (inclusiv separat indică data și protocolul CE de aprobare a inventare cazuri de număr permanent de depozitare). Actul aprobat de șeful companiei. Un loc aparte este dat la data de desen - recuzita merită o atenție specială. Vorbim despre asta în continuare.

Cum să nu fie confundat cu data actului

Pentru a nu încălca cerințele legii și nu în mod accidental a scăpa de documente, pentru care perioada nu a fost încă de stocare a expirat, trebuie să calculeze corect timpul. Astfel, este necesar să se ia în considerare următoarele:

În cazul în care certificatul problemă în cazul în care termenele de depunere de documente sunt necunoscute

În cursul activității economice în organizație poate primi documente care nu sunt menționate în definiția legală a listei. Mai devreme sau mai târziu, problema distrugerii lor are loc, de asemenea.

În orice caz, înainte de emiterea raportului privind distrugerea este necesar să se precizeze termenul de valabilitate a unor astfel de documente. În conformitate cu alin. 2.2.5 regulile de bază ale arhivelor pentru a determina perioada de valabilitate a documentelor care nu sunt acoperite de lista organizațiilor comunitare au dreptul de a solicita stabilirea de profesioniști de arhivă.

Numai după perioada de depozitare care urmează să fie determinată, este posibil să se decidă soarta acestor documente (sau să continue să distrugă magazin).

Nuanțe de actul de înregistrare cu privire la distrugerea documentelor contabile

Aceasta este, în cazul în care cartea de cont, certificatul sau altui tip de hârtie în nici un fel fac parte din categoria de contabilitate, să elaboreze un act de anihilare înainte de expirarea perioadei de 5 ani nu poate fi. Dacă se întâmplă acest lucru, responsabilitatea pentru distrugerea ilegală vor fi suportate de către administratorul firmei.

Dar asta nu e tot. Cele de mai sus se aplică acelor companii și întreprinderi ale căror activități pe durata existenței lor a fost puntele. În cazul în care o pierdere, și a fost transferat în perioadele ulterioare, toate documentele ce confirmă valoarea pierderii, este interzis să distrugă în timpul perioadei de transfer (art. 283 din Codul fiscal).

Atunci când toate perioadele de reținere legale expiră, actul de anihilare se face în mod obișnuit.

Actul este proiectat - pentru a scăpa de deșeuri de hârtie

Legea nu stabilește modalități specifice de distrugere a documentelor cu termen de valabilitate expirat. La momentul pregătirii raportului, aceste documente nu mai au nici o valoare pentru companie sunt și, de fapt, sunt deșeuri de hârtie, o modalitate de a scăpa de ele toate posibile. De exemplu, puteți:

• trimite documentele pentru prelucrare (reciclare) la o organizație specializată;
• pentru a scăpa de hârtii inutile, cu un tocător de construcții (de birou Concasor, Concasor, etc de hârtie.);
• arde (dar poate cauza probleme cu pompieri).

Prima metodă poate avea ca rezultat un material semnificativ pentru taxele firmei“pentru eliminarea și transferul documentelor vor trebui să se înregistreze la actul de acceptare sau conosamentul care indică numărul de cazuri și greutatea lor. Pentru a asigura confidențialitatea necesară pentru a trimite angajaților lor spetsorganizatsiyu pentru a supraveghea procedurile de distrugere a documentelor.

În toate celelalte cazuri, fără emiterea de documente suplimentare și nu pot face - vorbesc despre acest lucru în secțiunea următoare.

Facem distrugerea documentelor

Legea „Cu privire la alocarea de distrugere a documentelor care nu trebuie să fie stocate“ nu este singurul document pe care trebuie să emită într-o situație similară. O altă hârtie (de obicei, de asemenea, denumit în continuare Legea) până pentru a confirma faptul distrugerii valorii practice pierdute și a documentelor învechite. Pentru acest act nu este furnizat de șablon, astfel încât a făcut în orice formă. Este important să se specifice în ea toate informațiile necesare.

Ulterior acestui document a avut nici o plângeri, este necesar pentru a reflecta următoarele:

• numele și numele societății, în numele căreia este făcută;
• data înregistrării actului;
• Descrierea distrugerii documentelor (care indică volumul sau numărul și, de asemenea, o metodă de distrugere);
• semnătură cu explicații Numele complet al persoanelor responsabile.

Documente distruse prin actul - dacă să pedepsească cap?

Dacă acționați în alocarea pentru distrugerea documentelor generate drept (sub rezerva tuturor organizarea și desfășurarea procedurii de examinare a documentelor și înregistrarea rezultatelor CE), capul poate fi totuși tras la răspundere în cazul în care documentele au fost distruse prematur și momentul depozitării lor nu au fost respectate .

IMPORTANT! În conformitate cu art. 15.11 KoAPRumyniyaza încălcare gravă a termenului de valabilitate a înregistrărilor posibile amendă de la 2000 la 3000 de ruble.

Cum se scrie un document, dacă doriți să distrugă documentele în format electronic

În conformitate cu art. 5 din Legea № 125-FZ a documentelor de reflecție, ca parte a fondului de arhivă nu depinde de metoda de creare și de tipul de mass-media.

In n. 2 linguri. 29 din Legea № 402-FZ a declarat că documentele și instrumente, care reproduc mass-media electronice, precum și verificarea autenticității semnăturii, ar trebui să fie păstrate cel puțin 5 ani după anul în care ultima dată când au fost folosite pentru elaborarea rapoartelor contabile.

În prezent, volume mari de documente pot fi stocate în companie în format electronic, precum și pe suporturi speciale (discuri, carduri flash, etc ..). În cazul în care CE va determina lipsa de relevanță practică a documentelor electronice și (sau) perioada de păstrare a acestora expiră, informațiile ar trebui să fie distruse împreună cu un purtător. Aceasta se poate aplica pe cei aceeași distrugere metode, și că, pentru documentele pe hârtie (zdrobire, incinerare, schimbare a formei și al.).

Proceduri speciale (inclusiv pe certificatul de înregistrare) pentru această lege nu este prevăzută, deci trebuie să adere la procedura generală descrisă anterior pentru documente pe hârtie. În același timp, nu trebuie să uităm următoarele:

• interzis pentru a scăpa de fișiere și documente, fără permisiune și fără certificat de înregistrare care nu sunt necesare;
• nu poate distruge documentele referitoare la proces (care trece sau viitoare);
• nu se poate ignora cerința confidențialității informațiilor conținute în documentele care urmează să fie distruse și copiile acestora;
• trebuie sa distrugi toate copiile documentelor (inclusiv personal și de rezervă), în cazul în care duplicate sunt permise pentru a distruge.

Distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat are loc după finalizarea comisiei de experți cu actul obligatoriu de înregistrare. Apoi, pentru toate reflectate în actul de documente este procedura de lichidare fizică - această acțiune a emis de asemenea, un act separat.

Metode de eliminare a documentelor pot fi diferite - legea acel moment nu este reglementată. Permis să le transmită către o companie de reciclare specializată pentru a profita de tocător de birou, sau de a folosi o altă metodă.