tema 1
^ Formele de organizare a muncii cu documente
Există trei forme de organizare a muncii cu documente în aparatul administrativ - Centralizata, descentralizate și mixte.
^ Serviciul DOW numit o unitate structurală, care este însărcinată cu operațiunile de birou (de înregistrare, controlul performanței, depozitare și utilizare a documentelor, etc.).
Când creați un serviciu DOW trebuie să ia în considerare aspectele tehnice, juridice și organizatorice.
* Structura organizatorică tipică a serviciilor preșcolare
managementul de caz este creat în ministere și departamente ale structurii, în care activitatea se face cu documentele, și ca controlul corpului și biroul de coordonare în biroul central și în industrie.
Managementul de caz include următoarele departamente: Secretariatul (care include comisia de selecție); Inspecția ministrului îndeplinirii funcțiilor de control asupra punerii în aplicare a documentelor guvernamentale; Oficiul, din care o parte include expediție, Biroul de contabilitate, departamentul de scrisori.
Biroul este creat în întreprinderile de stat, în cercetare, organizații de proiectare.
^ Direcția Generală - un serviciu pentru lucrul cu documente în ramura executivă și ramura executivă (biroul primarului, Prefectura, municipale) ale administrației publice locale.
* Secretar al instituției (unitatea structurală) nu toate lucrările cu documentele în birouri mici și organizații.
- coordonarea tipurilor de lucru cu documente;
- controlul asupra lucrului cu documente;
- organizarea lucrărilor pe Dow.
- îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente;
- oferind o singură documentație comandă;
- asigurarea unei proceduri unificate pentru lucrul cu documente;
- controlul asupra executării documentelor;
- unificarea formelor de documente;
- reducerea capacităților de management al documentelor;
- metodologice de lucru pentru a îmbunătăți preșcolar;
- introducerea tehnologiilor avansate bazate pe utilizarea calculatoarelor și a echipamentelor de birou.
- dezvoltare, album punerea în aplicare a formelor unificate de documente ale organizației;
- prelucrare, documentele de înregistrare, de contabilitate și de muncă de referință;
- raport de management cu privire la documentele de control, de valabilitate a documentelor depuse spre semnare;
- controlul asupra trecerii, executarea și înregistrarea documentelor în linia planificată;
- producția și reproducerea documentelor;
- Dezvoltarea gamei de cazuri, cazuri de depozitare;
- organizarea muncii a arhivei;
- îmbunătățirea clasificării DOW lucrătorilor din domeniul serviciilor;
- controlul asupra activității cu documente în unitățile structurale.
* Reglementări privind activitatea serviciilor preșcolare:
- Reglementările privind Dow;
- DOW fișelor de post ale lucrătorilor de serviciu;
- Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă;
^ Oficial și mărimea serviciului POC:
Supervizorii: șefii de serviciu și a unităților structurale.
interpreți tehnice: dactilografa echipamente de birou operatorului, secretar tehnic, stenografa.
Numărul de lucrători de servicii de preșcolari depinde de cantitatea de document.
^ Subiect 2. Documentul
Flux de lucru - circulația documentelor în cadrul organizației din momentul creării sau primirii lor de a finaliza executarea sau expedierea.
^ Workflow - reguli, potrivit căreia există o mișcare a documentelor în cadrul instituției.
Mod de imprimare:
- elimina cazuri redundante;
^ Principalul document regulă - circulație operativă de către calea cea mai scurtă cu un timp minim și de muncă.
Fluxul informațional - organizat în cadrul sistemului de gestionare a traficului într-o direcție de documente, cu condiția ca aceste documente sursă comună și un receptor comun.
Fluxul de informații se disting prin direcție și în ceea ce privește obiectul de management.
- orizontală (organizație asociat de nivel unu de management);
- verticală (ascendentă și descendentă).
În ceea ce privește entitatea de management:
- primite (documente primite în întreprindere, instituție, organizație);
- ieșire (documente oficiale trimise de instituții, organizații, întreprinderi);
- interne (documente, care sunt pregătite, executate, sunt păstrate în cadrul întreprinderii și nu merg dincolo de ea).
* Volumul de circulație a documentelor - numărul total de documente pentru o anumită perioadă de timp.
Contabilitate document anual intern vă permite să:
Se determină organizarea de boot ca întreg;
Pentru a determina conformitatea cu căile de circulație a documentelor către unitățile structurale sau funcționari;
Pentru a stabili valoarea optimă a informațiilor necesare și suficiente pentru funcționarea aparatului de control;
Elaborarea de măsuri de îmbunătățire a proceselor de prelucrare a documentelor;
Se calculează numărul de servicii preșcolare;
Se determină nevoia de tehnica de calcul si de organizare.
* Lucrul cu documente primite
Recepția și preprocesare efectuată la nivel central (sau redirecționarea parte pentru primirea și trimiterea de documente). Livrarea documentelor are loc prin poștă, telegramă, curier, cu ajutorul sistemelor informatice, e-mail, prin intermediul personalului detașat.
Pune pe chitanța documentului ștampila (primirea unei mărci) este înregistrată în formularul de înregistrare.
Documentele sunt clasificate în funcție de unități structurale, direct la șeful, care pune în jos de rezoluție.
Apoi, documentele sunt trimise spre executare, iar apoi depusă în acest caz.
* Lucrul cu documentele de ieșire
Documentele trimise de către organizația trebuie să se supună sortarea, ambalarea, prelucrarea de e-mail și de livrare la oficiul poștal.
Expediția ia documentele pentru a trimite pe deplin executat, semnat, înregistrat. Această fază verifică corectitudinea documentelor, disponibilitatea acestor aplicații în documentul corespunzător numărului de exemplare, la data semnării, înregistrare și expediere. Documentele nu sunt trase înapoi pentru artiștii interpreți de revizuire. Trimis în aceeași zi.
* Lucrul cu documente interne
Contractor a pregătit un proiect de document, verificat design-ul este corect. Apoi, proiectul de document este de acord, să fie semnat, înregistrat, transferat la executorul. După executarea este pus amprenta asupra performanței și documentul depus în acest caz.
^ Subiect 3. Documentele de înregistrare și informații și lucrări de referință
Document de înregistrare - înregistrarea datelor despre documentul în forma prescrisă, stabilirea faptului creării sale, trimiterea sau primirea.
La înregistrarea unui document care devine propriul său număr de serie, sub care este înscris în formularul de înregistrare. Acest număr este ștanțat pe document.
pentru a asigura păstrarea documentelor;
pentru ușurința documentelor;
pentru a înregistra și monitoriza executarea documentelor.
Forma documentelor de înregistrare:
documentele înregistrate sunt împărțite în mai multe grupuri, fiecare dintre acestea fiind înregistrate separat:
contracte comerciale (contracte);
documente care au gâtul pentru a restricționa accesul.
Documentele nu pot avea un număr de înregistrare format din: numărul de ordine al documentului la începutul anului; un simbol al unității structurale sau oficiale; un număr de referință care va fi suturate document sau o copie a acestuia. De exemplu, numărul de înregistrare al numărului documentului 72 \ 1 - 5 include:
72 - numărul de serie al documentului privind registrele;
1 - 5 - numărul cazului nomenclatură.
Jurnalizarea mai fiabile și a recomandat pentru cerințele sporite pentru a asigura conservarea documentelor. Dezavantaj - lent de căutare, în special pentru volume mari de documente.
Pentru documentele de înregistrare folosind un calculator personal, puteți utiliza aceleași grafice jurnal.
poate fi stabilit sistem de înregistrare pe PC:
Ordinea documentelor de înregistrare ale gâtului pentru a restricționa accesul
( „Numai pentru uz oficial“, „secret comercial“ și altele.), Determinate de reglementări speciale.