Pat pentru copii Grefier eliminarea corespunzătoare a documentelor

Documente în timp pierd importanța și relevanța acestora. Păstrați-le pe toate este imposibil, așa că din când în când au nevoie pentru a scăpa de. În plus față de lipsa de spațiu, apar dificultăți cu căutarea unui document cu tratamentul lor, orientarea în spațiul arhivă și alte facilități.

Ei bine, dacă organizația are un arhivist, care este capabil să facă din documente privind termenul de valabilitate, dreptul de a selecta cele pe care doriți să-l ștergeți și dețin o distrugere a procedurilor de document.

Să înțeleagă cum să facă acest lucru în mod corect prima dată.

Cum de a ușura procedura de distrugere a documentelor?

Menținerea nomenclatura organizării afacerilor.

Distribuiți documente în cazul în conformitate cu nomenclatura.

Menținerea unui inventar al cazurilor de perioadă de depozitare permanentă și temporară.

În timp util pentru a lua cazul în arhivă.

Efectuarea unui inventar anual de cazuri în arhiva pentru sfârșitul perioadei de valabilitate a documentelor.

Dacă organizația dumneavoastră se face tot, procedura de distrugere document nu va dura mult timp. Dacă nu, va fi mai dificil. Este necesar să se facă o serie de cazuri, pentru a determina durata de depozitare a documentelor. distribui documentele de afaceri, face un inventar al documentelor interne. După efectuarea acestei lucrări, devine clar ce urmează să fie distruse documente.

Ce reglementare termenele limită de depunere documentul determinat?

Procedura de distrugere a documentelor:

Crearea unei comisii de experți. Aceasta stabilește sfârșitul perioadei de stocare a documentelor, pregătirea unui act privind alocarea de documente pentru distrugere și pe această bază, să pregătească documente.

Selectați cazul din arhiva. care a trecut perioada de depozitare conform listei și-au pierdut valoarea lor practică. În mod ideal, ar trebui să efectueze unul din cazurile de testare foaie pentru a preveni distrugerea documentelor relevante. În practică, petrec cel puțin o verificare la fața locului, în căutarea prima și ultima dată a documentelor în cauză, valoarea documentelor propriu-zise.

Selectați cazul unităților structurale. care a trecut perioada de depozitare conform listei și-au pierdut valoarea lor practică. Într-un caz ideal de unități structurale selectate divizii de grefieri și de a aduce fișierul angajat. El deține un cazuri de testare de control.

Se prepară un act privind alocarea la distrugerea documentelor care nu sunt pentru a fi stocate. Pentru a pregăti în mod corespunzător un act pentru a evidenția cazul același nume, a contoriza numărul de fiecare, și apoi în actul indică data cazuri extreme (prima și ultima). Amplasarea afacerilor în actul - atât în ​​nomenclatorul organizării afacerilor. Înainte de distrugere, asigurați-vă că acest caz a coincis cu numărul de cazuri în actul.

Perioada de valabilitate a actului de alocare pentru distrugerea documentelor - permanent.

Apoi, cazurile se face referire la distrugerea. Organizația poate face față pe cont propriu, cu un volum mic de documente. Pentru volume mari de angajare organizații specializate. consultați cazurile în care factura. După eliminarea documentelor necesare pentru a elibera un act de distrugere a documentelor. Elaborează organizației, care a distrus documentele. Certificatul este făcută în mod arbitrar, dar este obligatoriu comision fix care a efectuat distrugerea documentelor, data, atunci actul este semnat de către membrii Comisiei, aprobat de către șeful organizației care a efectuat distrugerea.

Eliminarea documentelor pentru documente pe hârtie - este shredirovanie și arderea. Documentele electronice sunt distruse de suprascrierea hard disk, radiații electromagnetice, distrugerea fizică a purtătorului de informații.