management de proiect IT pentru a identifica și a aborda problemele-cheie

Înapoi la lista de articole

Definiția proiectelor IT, obiectivele, sistemele și soluțiile lor.

Gestiona proiecte IT aproape ca jeleu de jonglerie: nu frumos, și nu numai. Tehnologia informației este deosebit de „alunecos“, deoarece acestea sunt o afacere de complicate, sunt în continuă schimbare și adaptare.

management de proiect tradițional, care este utilizat în construcții și de fabricație, de lucru cu elemente tangibile. management de proiect este complicată de cerințele de business în continuă schimbare și proprietarii de afaceri. Ca management de proiect un lucru complicat, ne vom uita la o serie de întrebări și răspunsuri comune, care explică importanța lor și de gestionare a simplificării.

Care sunt principiile de bază ale managementului de proiect IT?

Proiectul IT - este un efort pe termen scurt pentru a crea un produs unic, un serviciu sau de mediu, cum ar fi înlocuirea vechi cu noi servicii, dezvoltarea de site-ul de e-commerce, crearea de noi tipuri de computere desktop sau baze de date care fuzionează.

Toate proiectele sunt constrânse de trei factori: timp, cost, volum. Pentru ca proiectul să aibă succes, aceste trei constrângeri trebuie să fie în echilibru. În cazul în care aceste restricții sunt de echilibru, proiectul se mută la dezastru.

Toate proiectele, inclusiv proiecte IT trec prin 5 etape principale ale ciclului de viață: inițiere, planificare, execuție, monitorizare și control, finalizarea. Fiecare fază conține procese care se misca proiectul de la idee la implementare.

De ce proiectele IT eșuează atât de des?

Potrivit grupului Standish, care urmărește succesul proiectelor IT, doar 29% dintre proiectele finalizate IT finalizat cu succes anul trecut. Aceste date sunt descurajați din mai multe motive.

Proiecte IT eșuează, deoarece acestea sunt mult mai complicate decât proiectele obișnuite. Printre acestea se numără gestionarea dificultăților inerente în proiecte convenționale: termene, constrângerile bugetare și lipsa de oameni care pot fi implicate în proiect. În plus, acest tip de proiect de multe ori se confruntă cu provocări unice tehnologice asociate cu hardware-ul, sistemul de operare, sau probleme cu baza de date.

proiecte IT nu de la bun început, din cauza lipsei de planificare. Organizațiile IT trebuie să-și planifice resursele necesare pentru proiect, cerințele profesionale pentru personalul și oamenii care ar trebui să fie implicați, precum și timpul necesar pentru a dezvolta, testa și implementa proiectul. În caz contrar, proiectul va eșua. Fără luarea în considerare a acestor elemente suficiente, organizația IT nu va fi în măsură să realizeze cei trei factori principali ai succesului: respectul pentru viață, bugetul și conformitatea cu funcționalitatea necesară.

În al treilea rând, proiectele IT, deoarece acestea nu sunt puse în aplicare în grabă. Acest lucru se datorează faptului că cele mai multe companii de astăzi se bazează pe tehnologia informației pentru a obține un avantaj competitiv. Ei au nevoie pentru a accelera dezvoltarea și punerea în aplicare a sistemului pentru a fi primul pe piață cu noua tehnologie a informației dezvoltat, produs, serviciu sau tehnologie. Pentru a rămâne competitive, organizațiile de multe ori simt că au nevoie pentru a reduce costurile și eficientizarea proceselor de afaceri. Dar se adaugă o presiune asupra marilor proiecte, scumpe, cum ar fi punerea în aplicare ERP sau modernizarea platformei IT. Proiectul cu lipsa de planificare, evaluare a riscurilor și de testare este sortit de la început.

În cele din urmă, proiectele IT eșuează din cauza volumului mare. proiect mare, de obicei este cel mai bine controlată în cazul în care este defalcat într-un număr de proiecte, mai mici și mai ușor. De exemplu, proiectul de a converti toate documentele vechi, formele și tranzacțiile organizației din hârtie în baza de date on-line digitale poate fi extrem de dificilă și consumatoare de timp. Grupul este mai ușor de a gestiona proiecte mai mici. De exemplu, dacă convertiți mai întâi înregistrările existente în format digital și apoi într-un alt proiect pentru punerea în aplicare a bazei de date digitale interne, apoi, sub al treilea proiect pentru a transfera baza de date la Internet. Aceste proiecte mici sunt mai flexibile și pot fi completate în ordine, mai degrabă decât un proiect mare, complexă și greoaie.

Cum pentru a determina dacă un eșec la pornirea proiectului?

În timpul lansării proiectului, trebuie să stabilească criteriile pentru succes și eșec. De exemplu, pentru a fi luate în considerare cu succes, proiectul trebuie să adere la anumite standarde de calitate (cum ar fi Six Sigma sau ISO), pentru a se încadra într-un anumit buget, au o anumită perioadă de timp și pentru a furniza o funcționalitate specifică.

O altă abordare este de a utiliza un indicator, cum ar fi „în general, 15-15“. 15-15 regula prevede că proiectul este mai mare de 15 la sută din buget și cronologie, nu va plăti pentru timpul și efortul petrecut la finalizarea cu succes a acestuia.

Unele tehnici de management poate ajuta, de asemenea, determina dacă proiectele de succes sau nu a reușit. De exemplu, metoda de gestionare a valorii câștigat permite organizațiilor să măsoare gradul de finalizare a proiectului, a crea un deviații de program, crearea unor programe listele de nume și costurile pentru a prezice data probabilă a finalizării proiectului și impactul finanțării pentru finalizarea acestuia. Când se folosește metoda valorii câștigat, puteți vedea că proiectul este costurile financiare inutile și conduce la o pierdere trimestriala, atunci vei realiza că nu este de succes.
În cazul în care proiectul ar trebui să fie anulat?

proiecte IT sunt anulate pentru o varietate de motive, dar principalele printre ei - lipsa de planificare. Expandarea mai mult de 15 la suta, întârzierea de pași cheie și calitatea insuficientă a proiectului sunt, de asemenea, suficiente pentru a provoca prăbușirea proiectului.

Pentru a determina dacă este sau nu pentru a anula proiectul, în primul rând a determina ce circumstanțele o cer anularea proiectului. Puteți lua în considerare timpul și depășiri de costuri ale bugetului sau modificări în condițiile în compania dumneavoastră. De exemplu, în cazul în care compania dumneavoastră se confruntă cu o scădere semnificativă sau susținută a veniturilor, din orice motiv, puteți decide să anuleze proiectul, în scopul de a economisi bani. Puteți decide, de asemenea, pentru a anula proiectul în cazul în care volumul a crescut sau modificat, astfel încât proiectul sa transformat în ceva complet diferit.

În cazul în care anularea proiectului pentru tine suna prea descurajatoare, s-ar putea dori să creeze proiecte mai mici, care vor aduce înapoi o parte din costurile pe care le-au asumat. În cele din urmă, proiectele mai mici sunt mai susceptibile de a avea succes decât cele mari.

Cum pot să mă asigur că proiectul meu este de succes?

Organizațiile ar trebui să creeze sau să se adapteze modul de abordare este abordarea standard de management de proiect. Folosind această abordare, managerii pot determina rapid ce proiecte merge fără probleme și care nu sunt, ca toate proiectele să urmeze aceleași procese și abordări și utilizarea acelorași indicatori pentru a măsura performanța proiectului. Procedura standard de management de proiect stabilește regulile și așteptările de bază pentru echipa de proiect. Acesta permite, de asemenea, manageri de proiect, manageri funcționale și a personalului care lucrează la proiect, de a utiliza un limbaj comun pentru managementul proiectelor, care facilitează comunicarea și ajută să se asigure că toată lumea înțelege reciproc.

Dacă utilizați un amestec de abordare standard si individuale, nu va fi capabil să măsoare succesul proiectelor lor. Și dacă nu poți măsura proiectele tale, nu poate determina care procesează și metodologii sunt de lucru și care au nevoie de îmbunătățiri.

Care sunt comune metodologia de management de proiect și cele care funcționează cel mai bine cu o varietate de proiecte IT?

Există trei abordări de bază pentru gestionarea proiectelor IT. Primul se bazează pe managementul de proiect tradițional. Acesta funcționează cu orice proiect IT, indiferent de tehnologia utilizată sau durata proiectului.

A doua abordare se numește „programare extremă“. Uneori folosesc XP acronimul (a nu se confunda cu sistemul de operare Windows) pentru el. Extreme de programare - o abordare a managementului de proiect conceput special pentru dezvoltarea de software. XP utilizează un model de dezvoltare de software, inclusiv utilizatorii, clienții și programatori în patru faze iterative: planificare, codificare, proiectare și testare.

Scrum - ultimul lider în managementul proiectelor informatice. Această abordare, numită după un termen de rugby, folosește, de asemenea, planificarea iterație, codarea, testarea și punerea în aplicare a software-ului. Scrum folosește propria sa limbă și are unele reguli stricte în ceea ce privește întâlnirile, etapele cheie corespondență și perioadele de planificare a activității.

Unele companii au birouri de proiect. Care este scopul lor și sunt necesare în compania mea?

Cele mai multe companii adaptate birourile de proiect să centralizeze și să coordoneze toate activitățile proiectului ale companiei, inclusiv din domeniul IT. birouri de proiect stabilit regulile și așteptările cu privire la modul în care proiectul ar trebui să fie efectuate pentru managerii de proiect, echipele de proiect și acționarii de afaceri la sol. Ei colectează cereri de modificare în proiect și să ofere instruire, software-ul de control, face proiectul planului șabloane, manageri de proiect și echipele de proiect au fost convinși că proiectul lor continuă fără probleme și cu succes. In unele companii, birouri de proiectare implicate în stabilirea priorităților în ceea ce proiectul ar trebui să fie efectuate și când. Ei spun, de asemenea, ce resurse vor fi implicate în proiect ce, în scopul de a preveni disputele din unitățile de afaceri ale resursei.

birouri de proiectare universale de multe ori condus de un manager de proiect cu experiență și cu personal de sprijin, care elibereaza managerii de la locul de muncă de rutină (luând procesele verbale ale reuniunilor, coordonarea documentației de proiect, comunicare și întâlniri cu părțile interesate.)

Ce pot obține certificate de un manager de proiect, și dacă acestea sunt importante?

Despre importanța certificării este nici un consens. Pe de o parte, faptul că angajatul este certificat de manager de proiect nu-i un bun manager de proiect face. Pe de altă parte, dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă în managementul de proiect, certificat de proprietate vă distinge de cei care nu au, și arată că ați înregistrat o experiență de succes în managementul de proiect.

Există trei certificat de bază pentru manageri de proiect: Project Management Professional (PMP), Certified Management de proiect (SAMP) și Project + Professional. Toate aceste certificate indică nivelul de experiență a managerului de proiect, educație și cunoștințe în managementul de proiect. Mai mult, aceste certificate sunt aranjate în ordinea popularității:

• Project Management Professional (PMP) - pentru a obține acest certificat trebuie să confirme expertiza în managementul de proiect și să furnizeze rezultatele proiectelor, pe care le controlează, și confirmați că ați primit studii superioare. Examinarea se desfășoară sub forma unui test de patru ore, în care trebuie să răspundă la 200 de întrebări.

• Certificat de Project Management (SAMP) - certificatul pentru manageri de proiect cu mai puțină experiență în domeniul managementului de proiect. De asemenea, este necesar pentru a confirma prezența învățământului superior și experiență relevantă în domeniul managementului de proiect.

• Proiect + Professional - Acest certificat este ideal pentru candidații care doresc să gestioneze proiecte mari sau pentru a începe să lucreze în domeniul managementului de proiect, precum și absolvenți de facultate care doresc să facă o carieră în management de proiect. Acest tip de certificat este nici o astfel de cerință pentru candidați, cum ar fi PMP și SAMP.

Afacerea noastră este în creștere prea repede, în timp ce proiectele sunt implementate prea încet. Ce metode putem folosi pentru a livra proiectul mai repede?

„Fast“ și termeni subiectivi „lent“, ceea ce pare a fi lent pentru organizația dvs. poate satisface pe deplin o altă rată de organizare. Este important să se stabilească un termen rezonabil pentru finalizarea proiectelor IT, pe baza cantității de muncă, rezultatele așteptate și condițiile de proiect.

După cum sa menționat deja, puteți determina dacă este sau nu proiectul progresează lent. Aveți date referitoare la proiecte vechi, care pot fi comparate cu rata proiectelor curente sau proiectele tale au avut întotdeauna o lungă perioadă de timp pentru a finaliza?

În al doilea rând, verificați dacă proiectul este mai important: o sumă fixă ​​de muncă sau de durată determinată. Proiectele cu o sumă fixă ​​de lucrări poate fi „scurtat“, prin adăugarea de mai multe resurse. Cu toate acestea, acest lucru duce la o creștere a costului proiectului. Dacă proiectul dumneavoastră are o durată fixă, de exemplu, testarea software-ului în termen de două luni înainte de lansare, aproape nimic nu se poate face pentru a reduce calendarul proiectului, fără creșterea riscurilor.

Vreau să rearanja managerii de proiect cu privire la instruire în domeniul managementului de proiect. Cum pot să mă asigur că ei au vor avea loc și cum să se înțeleagă că formarea va avea ca rezultat?

Pentru a obține o bună rentabilitate a investiției, trebuie mai întâi pentru a determina ceea ce doriți să manageri de proiect au învățat la sfârșitul instruirii? Examinați proiectele dumneavoastră și de a identifica în cazul în care zonele lor probleme. Proiectele tale sunt fără succes în planificarea, proiectarea sau interacțiunea? Peste tot? După determinarea în cazul în care proiectele dvs. sunt îmbunătățirile necesare, șeful de instruire în managementul de proiect poate ajuta managerii de proiect pentru a obține rezultate mai bune. Există multe de formare gata făcute, dar formarea este adesea realizată direct în organizația dvs. poate crea o soluție potrivită pentru tine: concentrându-se pe acele zone care pot fi îmbunătățite și domeniile în care managerii de proiect au insusit deja lipsesc.