Listele de documente cu funcția de stocare de timp și structura
După cum arată practica organizarea documentelor în munca de birou și depozitarea lor ulterioară, mulți profesioniști au întrebări cu privire la modul de utilizare a listei de documente cu un termen de valabilitate. Cu privire la aspectele cele mai fundamentale pentru a spune un specialist cu experiență pe birou VS Iritikova.
Ce este o listă de documente cu un termen de valabilitate
Viața viitoare a documentului în arhivă, stocare, contabilitate și utilizare, este, de asemenea, determinată în momentul creării sale în documente atunci când selectați ordinea de pregătire și executare a unui document de reflecție în ea situația de management.
Astfel, a determinat o continuitate între clerical și arhivă bazată pe unitate tehnologică și metodologică cu documentul. Principalele manualele de reglementare și de referință, punerea în aplicare a principiului continuității, sunt liste de documente cu timpul de depozitare. Acestea sunt utilizate în timpul examinării valorilor din ținerea evidenței în arhivele organizațiilor, de stat și arhivele municipale. O valoare a documentelor, după cum știți, este exprimat acum în ceea ce privește depozitarea lor.
Listele de documente cu un termen de valabilitate de ajutor:
- sistematiza fond documentar organizarea privind funcțiile și activitățile sale în dezvoltarea afacerilor nomenclaturi și a altor clasificatoare;
- pentru a identifica valoarea anumitor tipuri de documente pentru organizarea și exercitarea lor de selecție pentru stocarea arhivelor sau expunerea la distrugere; -primenyat în legătură cu documentele tipuri specifice de organizații /, set standard de perioade de retenție unificate;
- să respecte regulile de formare a documentelor în cauză, și anume, nu este depusă în documente un caz cu perioade de păstrare diferite (în cazul în care acest lucru - nu dosar);
- pentru a justifica deciziile luate de comisiile de experți (CE), organizații și comisii de experți ale controlului (EPA) de stat și municipale arhive;
- să asigure păstrarea documentelor și formarea fondului de arhivă de înaltă calitate, organizarea și finalizarea în cele din urmă -Quantitative a Fondului Arhivistic al România.
Listele cu caracter normativ înseamnă că termenul de valabilitate a listei de documente relevante este decisiv în selectarea pentru depozitare sau de distrugere care rezultă din activitățile unei anumite organizații a documentelor administrative. termene reduse de depozitare stabilite liste sunt interzise. O decizie de a crește termenul de valabilitate, care este cauzată de particularitățile organizației trebuie să fie luată de către organizația însăși. Această decizie are dreptul la o comisie de experți de organizare, acesta este un protocol fix reuniunii sale și aprobat de către primul cap.
Tipuri și tipuri de liste
Documentele cu termenul de valabilitate poate include documente care sunt formate atunci când documentarea funcții de management (atât generale, cât și speciale, inerente într-o anumită direcție sau activitate) efectuate organizații, indiferent de nivelul și amploarea acestora și dreptul de proprietate.
Lista, care a asigurat termene de depunere de reglementare care apar atunci când documentau comune pentru toate sau cele mai multe organizații, adică funcții similare este lista de documente standard (standard). un caracter obligatoriu.
Lista de stabilire a condițiilor de păstrare a documentelor, rezultând în același tip de activitate, organizații omogene (de exemplu, societăți pe acțiuni), este o listă orientativă. având recomandare.
Lista, care include documente care să reflecte funcțiile specifice ale organizațiilor, tipuri și direcții de activitățile lor, documentele industriei legate de liste departamentale.
Lista indicativă a documentelor cu un termen de valabilitate sunt dezvoltate în mod activ de către autoritățile de arhivă la subiecții România în procesul de lucru cu organizații, surse de achiziție în vederea formării și depozitarea corespunzătoare a exploatațiilor de arhivă relevante.
enumerarea Categorizer
• liste de tip funcțional. în tabelul principal, care sunt fixate activități și funcții. Listă de TUD este construit pe principiul funcțional și reflectă același tip de funcții generale și de infrastructură independent de direcția de organizare și forma lor de organizare și juridice;
• liste de producție și de industria de tip. în tabelul principal, care a asigurat activități speciale de către organizațiile din industrie. Conform acestui principiu, sunt dezvoltate liste departamentale. In schema lor de clasificare poate fi izolat în continuare zvennost (lista link-ul de referințe - Organizare (grup de organizații), care desfășoară anumite activități (funcții) în birou, care este conectat cu procesul de identificare a tuturor nivelurilor de management al organizației, industrie, ierarhie și o structură organizatorică sau de circuit de control industrie).
Listă structura
Structura listei de documente cu un termen de valabilitate este alcătuit din următoarele componente:
Pentru lista cea mai mare parte a documentelor cu un termen de valabilitate, fără a eșua, o listă de abrevieri și un index. Acestea sunt aparate auxiliare de referință la lista. Uneori, în secțiunea „General“ include instrucțiuni privind utilizarea acestuia.
Perioada de depozitare temporară. Lista anexată ar trebui să fie utilizate de către toate organizațiile;
Perioada de retenție permanentă pentru organizațiile care nu sunt surse de achiziție nu poate fi mai mică de 10 ani și poate fi definită ca „lichidarea organizației“;
„Până la sfârșitul de nevoie“, nu poate fi mai mică de un an;
marca CE sau EPA utilizat cu un termen de valabilitate înseamnă că o parte din documentele de acest tip pot fi clasificate în documentele provizorii (peste 10 ani) sau chiar perioade de depozitare permanentă.
Count 1 „Numărul de articol“, numărul de ordine înregistrează articolul descriptiv brut.
De exemplu, în lista de ACL 1003 numere de articole descriptive, același număr de articole transportate în tipurile de documente de index.
Caseta „Perioada de stocare document“ 3 cuprinde timpul de depozitare (date) este furnizată în mod uniform, folosind simboluri convenționale și abrevieri: 5 l. (Nu 5 ani) post. (Nu întotdeauna) pentru a înlocui cu altele noi (nu ONH), 1 g (nu 1 an), 5 l. EPA (nu 5 ani, EPA), etc.
Tipuri de Pointer de documente (și, în general, în listele pot fi supuse, iar indicele de subiect) este o listă alfabetică, care include tipurile și soiurile de documente (decorate la plural), și numărul de articole descriptive în care acestea sunt menționate în legătură cu perioada de valabilitate stabilită .
De exemplu, în lista de ACL:
Șeful de Apărare Civilă a obiectului 863
pentru chestiuni administrative 19
cu personalul 19
pe principalele activități 19 (nucleu)
Este necesar să se constate că cifrele din index - nici un număr de pagini, precum și numărul de intrări descriptive