Distrugerea documentelor Organizației

Acasă »Diverse» Cum să distrugă documentele în mod corespunzător

Activitățile oricărei organizații presupune un flux de lucru. La primirea documentelor, prelucrarea și stocarea lor, o cantitate suficient de mare de valori mobiliare, care și-au pierdut relevanța lor, sau pur și simplu depășite. În acest sens, distrugerea documentelor în conformitate cu normele este una dintre problemele urgente ale multor întreprinderi.

Familiarizarea cu materialul de mai jos va ajuta angajații firmelor și companiilor să învețe despre ordinea de distrugere a diferitelor valori mobiliare și corectitudinea documentației de însoțire. Principalul lucru, deoarece experiența multor organizații care găsesc timp pentru a efectua această activitate.

Liderii unor întreprinderi au tendința de a invita experți de companii terțe care sunt angajate profesional în distrugerea stocurilor învechite și nedorite. Cu toate acestea, această metodă nu poate fi considerată rentabilă, deoarece pentru compania servicii facturi cu o cantitate considerabilă. De exemplu, costul distrugerii unui caz cu termen de valabilitate expirat va fi de 45 de ruble.

Care este procedura de distrugere a documentelor?

Ordinea stabilită este eficientă pentru distrugerea documentelor de hârtie și compilate într-o formă electronică.

Toate documentele (media electronice), care și-au pierdut relevanța și validitatea lor care a expirat, vor fi distruse. Această procedură trebuie să fie documentată prin elaborarea unui act, care, în esență, este concluzia experților cu privire la pierderea de valoare a titlurilor de valoare. Numele documentului de distrugere este după cum urmează :. „Legea privind alocarea la distrugerea documentelor care nu trebuie să fie stocate“

Principala sursă de informații cu privire la perioadele de valabilitate și relevanța diferitelor dosare cu treburile este o nomenclatură a afacerilor. care este baza oricărui birou. De asemenea, specificați perioada de valabilitate și de depozitare a valorilor mobiliare poate fi pe actele normative departamentale care determina ordinea. În acest caz, există o caracteristică: perioade de păstrare a documentelor reduce imposibil, dar vă poate crește în cazul în care există un motiv bun.

Definirea termenilor de acte normative de stocare poate fi, de asemenea, legi, regulamente și ordine aprobate în conformitate cu legile federale și reglementările guvernamentale, reglementările fiscal, taxele vamale, organismele sanitare-epidemiologice, etc. Poate provoca depresie, cele mai multe valori mobiliare, în conformitate cu cerințele standardului, au un termen de valabilitate limitată la cinci ani.

Acțiunea principală în pregătirea unui inventar al cazurilor care urmează să fie distruse - transferul de informații de pe pagina de titlu din listă. Uneori, capacul nu este pe deplin documentat, iar în acest caz, poate ajuta la nomenclatura organizației afacerilor. Acolo reflectă toate informațiile cu privire la numele complet dosar, data și sfârșitul nomenclaturii sale indicele de referință începe.

Legea privind semnătura acestuia pune angajatului care au angajat în expertiza de evaluare a afacerilor. De asemenea, distrugerea documentului trebuie să fie făcut pentru a marca faptul că procedura a fost de acord cu comitetul de experți al întreprinderii. Evaluarea raport, Comisia trebuie să ia în considerare, în cadrul reuniunii sale, rezultatele care sunt reflectate în procesul-verbal.

O atenție deosebită trebuie acordată actul procesului de aprobare pentru afaceri anihilare. Documentul aprobat de către conducătorul întreprinderii:

• în cazul în care entitatea transferă documentele depuse în Arhivele Statului. Hârtia și mass-media electronice descrie actul, cu excepția organismelor de radiodifuziune, aprobate de către comisia de experți a instituțiilor de arhivă într-o anumită perioadă de timp. Acesta devine unul dintre aceste motive, că dosarul poate fi necesar să includă unele dintre documentele din lista de cazuri de stocare permanentă;
• în cazul în care entitatea nu prezintă hârtie și mass-media electronice în arhivele de stat pentru depozitare (cum ar fi o regulă, o majoritate), după documentele prin care se dispune de proceduri (întocmirea inventarului, depunerea în Hardcover) pentru această perioadă, și fără acordul instituției de arhivă.

După toate procedurile aprobările și aprobările, documentele care urmează să fie distruse. Utilizați pentru orice alte nevoi ale hârtiei nu este permisă. Rămâne doar de a alege ce fel distrugerea va fi efectuată.

Proba de act privind distrugerea documentelor companiei

Uneori, întreprinderile efectuează procedura pe cont propriu: unele ars, dar este plină de probleme cu pompieri, iar unele au recurs la utilizarea unor echipamente speciale - Concasor pentru lucrări. Cu toate acestea, cea de a doua metodă este bună doar pentru volume mici. În oricare dintre aceste cazuri, procedura se efectuează distrugere.

În cele mai multe cazuri, toate documentele pregătite pentru reciclare, compania a transferat către instituții specializate. Primirea și transmiterea documentelor emise act sau conosament, în care trebuie să se precizeze următoarele însoțitoare:

Pentru a controla vieții private în transmiterea și utilizarea documentelor, la momentul procedurii ar trebui să fie prezenți angajați.

Împărtășește cu: