Distrugerea documentelor contabile fără încălcări

miscelaneu

Aproape fiecare organizație se confruntă cu faptul că, în cursul activității sale apare volumul impresionant de documente contabile. Și în cazul în care nu sunt revendicate? Fie că toate documentele ar trebui să fie distruse? Și când procedura de distrugere a documentelor contabile nu va preveni fi documentate? Acest articol va uita la modul de a face acest lucru în mod corect.

Termenul de valabilitate al documentelor contabile

Documente legate de organizarea și întreținerea înregistrărilor contabile, cum ar fi politicile și standardele entității economice contabile, organizația trebuie să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani după anul în care au fost utilizate.

extins recent document în format electronic. Contabili ar trebui să se țină seama de faptul că mass-media electronice, luând în considerare documentele și instrumentele software trebuie să fie păstrate timp de cinci ani, care se calculează din anul următor anului în care au fost folosite ultima dată.

Prevederile Codului fiscal impune să păstreze documentele originale timp de patru ani de la anul în care documentul a fost folosit ultima dată pentru raportarea fiscală sau pentru a calcula valoarea taxei (cop. 8 alin. 1, art. 23 din Codul fiscal).

Distrugerea contabile și a altor documente de înregistrare care reflectă activitățile economice ale organizației, în prezența semnelor de faliment atrage după sine răspunderea penală (art. 195 din Codul penal).

De exemplu, o organizație poate transfera pierderea pentru viitor timp de 10 ani în scopuri fiscale. În acest caz, un depozit de patru termen a documentelor vor fi calculate după expirarea perioadei de 10 ani. Se pare că pentru a accepta legitimitatea pierderii de transfer este necesar să se păstreze documentele primare timp de 14 ani.

Pentru siguranța documentelor organizației responsabile cap. Dacă schimbați conducerea necesară pentru a asigura transferul acestora, procedura pentru care organizația se definește.

Distrugerea documentelor la sfârșitul termenului de valabilitate

Distrugerea înregistrărilor primare este un drept, nu o obligație a organizației. Realizarea unei astfel de proceduri trebuie să fie documentată prin reglementările relevante. În caz contrar, există o șansă ca documentele distruse pot fi solicitate de către autoritățile de reglementare, fondat și confirmă absența lor ar fi nimic. În legătură cu ceea ce starea lor va fi interpretat în organizație ca „în stoc“, ceea ce poate duce la o situație de conflict.

Pentru a evalua perioada de valabilitate a șefului organizarea documentelor contabile pot comanda (comanda) pentru a crea un comitet de experți separat.

Este recomandabil, în cazul în care componența comisiei va include personal calificat de conducere divizii structurale ale companiei, precum și în calitate de reprezentant al serviciilor de evidență. Comisia de experți condusă de un șef adjunct al instituției. Și secretara ei, de regulă, este șeful arhivei (sau persoana responsabilă de organizarea arhivei). Atribuit secretarului, de regulă, funcții cum ar fi evidența comisiei de experți, stocarea și utilizarea instrumentelor sale, responsabilitatea pentru siguranța lor, precum și controlul asupra punerii în aplicare a deciziilor sale.

Comitetul de experți poate fi stabilit ca un organ consultativ permanent la șeful întreprinderii. Comisia poate avea dreptul, în limitele competenței sale:

• face recomandări diviziunilor structurale privind dezvoltarea gamei de cazuri, valoarea de examinare a documentelor;
• să solicite șefii de departamente ale companiei o explicație scrisă a motivelor pentru pierderea, deteriorarea sau distrugerea ilegală a documentelor de valabilitate pe termen lung permanent și, precum și alte drepturi.

Aici este o forma aproximativă a unui ordin privind constituirea unei comisii de experți (a se vedea. Proba 1).

În activitatea sa, Comisia este o listă de documente stabilite de legislația perioadei de depozitare a expirat, și semnează actul a revendicat. După aceea, comisia produce distrugerea documentelor conform listei, care este, de asemenea, evidențiată printr-un certificat semnat de către membrii săi.

În cazul în care Comisia decide să trimită documente nerevendicate ca hârtia recuperată, acest fapt poate fi emisă factura. Atunci când acest proiect de lege privind transferul de deșeuri de hârtie ar trebui să aibă detalii precum data transferului, suma transferată la cutii (foldere) și greutatea lor. Rețineți că numerarul primit pentru organizarea de deșeuri de hârtie ar trebui să se reflecte în alte venituri.

Procedurile de autorizare de distrugere a documentelor

Atunci când se decide cu privire la distrugerea documentelor contabile ale comisiei de experți a actului. Forma unui astfel de act de auto-organizare se dezvoltă.

După întocmirea raportului privind lista documentelor care urmează să fie distruse, organizația trebuie să formalizeze faptul de distrugere a acestora. Puteți face acest lucru prin utilizarea documentelor inserați manual, folosind tocătoare automat de documente - Concasor, prin ardere sau de a le transfera către organizațiile care colectează gunoiul.

Atestă faptul distrugerii fizice a documentației este actul relevant, forma pe care organizația își dezvoltă propria sa și menține ordinea capului. La livrarea documentelor nerevendicate, după cum se poate utiliza materiale reciclabile factură.

forma acte Aici exemplare pentru procesarea documentelor contabile procedurilor de distrugere a expirat durata de depozitare (vezi. Probele 2 și 3).

În cazul în care documentul este pierdut

În plus, pentru încălcarea ordinii și condițiile de păstrare a documentelor contabile prevăzute de o sancțiune administrativă asupra funcționarilor la rata de la două mii până la trei mii de ruble (Art. 15.11 KoAPRumyniya).

Prin distrugerea documentelor contabile trebuie să fie abordată cu atenție, evaluarea reală termenul de valabilitate cerute de lege și relevanță.

Ekaterina Egorova. ediție a „PB“

Dacă aveți o întrebare - posta aici >>

A se vedea, de asemenea, pe această temă:

Encyclopedia practice Contabil

Și ceea ce este procedura pentru stocarea documentelor pentru organizațiile mici, care, uneori, nu funcționează mai mult de o duzină de oameni, și puțin loc, la toate? Tot ceea ce este listat mai sus este potrivit pentru organizațiile mari. O mică nevoie de alte reguli. Nu am unde să stocheze hârtia timp de cinci ani.

Și ceea ce este procedura pentru stocarea documentelor pentru organizațiile mici, care, uneori, nu funcționează mai mult de o duzină de oameni, și puțin loc, la toate? Tot ceea ce este listat mai sus este potrivit pentru organizațiile mari. O mică nevoie de alte reguli. Nu am unde să stocheze hârtia timp de cinci ani.