Coordonarea și înregistrarea comenzilor, documente
Acum, să ia în considerare continuarea temei comenzilor armonizarea regulilor și înregistrarea comenzilor.
comandă de potrivire
Acesta va fi foarte bun, în cazul în care comanda este înregistrată în corelarea ordinelor cu privire la instrucțiunile de organizare de birou. Ar trebui să efectueze întotdeauna coordonarea comenzilor cu vize MONTANȚILOR.
Un proiect de ordin pentru activitățile principale ar trebui să susțină, de regulă, șeful adjunct responsabil cu direcția respectivă a organizației, și șefii de departamente:
- care pregătește comanda,
- care sunt date ordinul - chiar și în etapa de pregătire este necesar să se stabilească executarea rațională a sistemului cu o perioadă realistă, să continue să facă nici o schimbare,
- Serviciul Juridic,
- servicii de birou - susține cel mai puțin, pentru a verifica corectitudinea comenzii,
- Contabil șef - ordine pe probleme financiare,
- alte părți interesate - dacă este necesar.
Visa, pot fi marcate pe spatele ultima foaie în potrivirea foaie sau comanda. Viza trebuie să conțină poziții de decodare, cu inițialele numelui și data (data nu uita despre).
Mai bine să prefere ultima opțiune de negociere - pe o foaie separată. Când trebuie să refaceți ordinea, atunci viza nu este întotdeauna necesară pentru a reasambla. În organizația noastră, de exemplu, reperarea foarte atasat de a adăuga unele schimbări mici pe cont propriu. Un fleac, dar este plăcut, dar ordinea este necesar să imprimați din nou.
Astfel, proiectul de ordin este parafat de marcat „cu comentarii“. Aceiași observații sunt făcute pe o foaie separată, în orice formă. Și ei trebuie să fie luate în considerare la finalizarea proiectului de ordin.
În cazul observațiilor de natură fundamentală, proiectul de ordin este necesar să imprimați din nou și re-alinia (pentru a colecta semnături din nou). Deci, este în valoare de vedere ce fel de vize pentru a obține cel mai greu și să înceapă negocierile cu omul.
Dacă există doar comentarii editoriale, proiectul de ordin este emis din nou, dar armonizarea vizelor nu este pus din nou în jos.
După obținerea tuturor vizelor necesare pe o foaie separată de negociere, pe partea din spate (net) din partea sa este imprimată ultima (sau numai) ordinea paginilor. Ideea este de a armoniza semnătura a apărut pe verso a ordinului, după satisfacerea tuturor dorințelor. Deci, vin la guvernul federal, ele sunt atât de multe vizirii. Și astfel, ei reduc probabilitatea de re-reperare în timpul negocierii în cazul reînnoirii ordinului (uneori în mod repetat).
În cazul în care aprobarea comenzii este finalizată - timp să-l semneze.
Comenzile pentru activitățile de bază ar trebui să semneze doar capul organizației. Orice persoană care a acordat în mod oficial un astfel de drept, de exemplu, de ordinul a distribuției puterilor (sau poate fi o comandă separată), înregistrată în fișa postului. În cazul absenței sale temporare (vacanță, călătorie de afaceri, etc.) are dreptul de a semna ordinele de șef interimar. Cine va îndeplini sarcinile de cap ar trebui să fie fixate pentru activitatea de bază - o dată pentru toate ocaziile sau de a publica de fiecare dată când o nouă ordine în absența managerului.
După semnarea ordinului este imposibil de a face orice modificări. Cu toate că organizația noastră este uneori (foarte rar, într-adevăr) a modificat ordinea retroactiv.
Înregistrarea comenzilor
Numai după semnarea ordinelor înregistrate (luate în aceeași zi), serviciu de birou, în ordine numerică cu data. În fiecare an, numerotarea începe din nou cu unitatea, deși ordinele unui jurnal pot fi păstrate timp de mai mulți ani.
Acest lucru este important: înregistrarea comenzilor pentru activitatea principală efectuate separat de ordinele, precum și separat de ordinele de aspectele administrative și de personal. Acest lucru se datorează în principal diferitelor perioade de depozitare.
ordinele de înregistrare pot fi efectuate electronic. Același scop, poate servi ca un jurnal de comenzi - un eșantion de ea este prezentată mai jos. Dacă vă place, denumiți ordinele de carte de înregistrare. În ultimele două cazuri, ceea ce înseamnă înregistrarea pe suport de hârtie.
Înregistrare ordine de baze de date din activități de exploatare este o perioadă constantă de depozitare, indiferent de titlul selectat. Alege un curs pe care un singur lucru. În cazul în care înregistrarea este realizată în baza de date electronică, nu este necesar (și chiar deloc) să-l duplicat pe suport de hârtie.
Nu există nici un singur jurnal de probă de comenzi, forma în sine nu este reglementată de nici un document de orientare de reglementare. Prin urmare, este permis să adăugați sau să eliminați coloane dorite, în opinia dumneavoastră, inutile.
Adesea, organizațiile au o întrebare despre ce să facă, dacă doriți o comandă de a înregistra în mod retroactiv. Este clar că nu este necesar, dar dacă într-adevăr nevoie ... Puteți încerca să lase numere de rezervă goale în limite rezonabile. Dar ține cont de faptul că numărul lipsă în registrul de comenzi nu este bun.
Uneori, înregistrat sub numărul de ordine care există deja, cu adaos de litere (arata № 5a). Camere duble la ordinele jurnalului nu este de asemenea bun. În general, există puțin spațiu de manevră.
Vă mulțumim pentru adăugarea acestui articol: